分部分項劃分為什么這么重要呢？對工程管理而言，原因在于分部分項劃分是參建各方在分項、分部工程開工申請和批準依據(jù)；是質量控制、分部、單位工程質量驗收的依據(jù)；是工程計量支付的依據(jù)；是施工全過程管理的依據(jù)。對資料員而言，分部分項劃分是編制工程資料的總領大綱，是分類組卷的指導性文件，是編制的質檢資料和各階段驗收資料的依據(jù)。
分部分項劃分表現(xiàn)在工程資料上形成的文件為分部分項劃分報審表，附件分部分項劃分表。在施工單位進場準備開工前，應由項目技術負責人組織相關人員依據(jù)中標通知書造價金額對應的投標預算文件、建設單位下發(fā)的施工圖紙、施工單位編制的施工組織設計和相應的規(guī)范規(guī)定編制。
分部分項劃分表編制應科學、規(guī)范、合理，切記勿籠統(tǒng)和太細，籠統(tǒng)可能導致編制工程資料過程和資料組卷時發(fā)生混亂，太細則增加了驗收頻率和工程資料整體數(shù)量。分部分項劃分表編制完成后，頁腳處需相關人員簽字確認。一般為編制人（實際編制人）、審核人（項目技術負責人）、審批人（項目經理）、監(jiān)理工程師（建設單位技術負責人），分部分項報審表需總監(jiān)理工程師簽字。
若施工圖紙發(fā)生調整或變更，分部分項劃分表應及時進行調整和報批。